Une archive numérique est composée de documents nativement numériques ou bien dématérialisés dont la conservation à long terme présente un intérêt ou bien une obligation à son propriétaire. On peut donc identifier les différentes catégories d’archives suivante :
• Technique : Archives nécessaire au bon fonctionnement d’un système d’information
• Réglementaire : Dont la conservation est régie par la loi
• Patrimonial : Document donc la conservation possède une valeur historique ou bien stratégique
• Probatoire : Document pouvant être utilisé devant une autorité et dont l’authenticité ne serait être contestée.

Le SAE est un est un service permettant une conservation à long terme de tous documents électroniques ou bien dématérialisés. Outre la conservation, le SAE propose des fonctionnalités de :
• Versement, pour y déposer les documents devenant alors des archives
• Recherche, afin de retrouver les archives
• Consultation
• Paramétrage afin de définir le cycle de vie des archives (indexation, contrôles, conservation …)
• Intégrité, afin de garantir la non-altérabilité des archives pendant tout le cycle de vie
• Destruction, afin d’éliminer définitivement des archives au-delà de leur date d’utilité
Le SAE dispose de mécanismes prouvant à tout moment du cycle de vie de l’archive que celle-ci est intègre et donc non altérée, ce qui lui confère une valeur probante nécessaire est suffisante afin de pouvoir être présentée à une autorité.
Les valeurs du SAE tournent autour de 4 axes principaux :
• L’intégrité afin de garantir l’authenticité de l’archive dans le temps par scellement
• La pérennité, garantissant que l’archive restera lisible pendant toute sa durée de conservation
• La sécurité, afin de s’assurer que seules les personnes autorisées puissent y accéder et que l’archive ne puisse être perdue
• La traçabilité, afin de maîtriser parfaitement toutes les étapes du cycle de vie des archives
Un certain nombre de normes et certifications sont proposées afin de garantir que le SAE est conforme aux bonnes pratiques en vigueurs. On peut citer la norme française NFZ42013 avec sa certification associées NF461, mais également le guide hygiène informatique édité par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information) ou encore les règles Européennes fournies par l’Eidas au travers de l’ETSI EN 319 401 (electronic identification and trust services) et RGPD (règlement général de protection des données).

Les logiciels de SAE et GED sont tous deux tournés vers la gestion documentaire, mais suivent des objectifs différents.
Le SAE à vocation de conserver dans le long terme des documents numériques dont il ne permettra pas la modification. Sans limite de temps, il garantira tout au long du cycle de vie de l’archive de l’authenticité, l’intégrité et la valeur probante des documents numériques qu’il conserve.
Tout au contraire, la GED est un logiciel qui a vocation à proposer des facilitées dans la création, modification, recherche, distribution et validation de tout contenu numérique. Ses fonctions ont pour but de favoriser le travail collaboratif en y apportant d’avantage de productivité.
Ces deux outils n’ont pas vocation à s’opposer mais à se complémentariser, le premier facilitant le travail des gestions des contenus numériques et le second garantissant l’authenticité, l’intégrité et la sécurité dudit contenu dans le temps.

Le CFN est un composant du SAE, on parle de CCFN, tous les mécanismes d’intégrité de pérennité de sécurité sont portés par le SAE, alors que généralement le CFN ne prend en charge les process de communicabilité et traçabilité. Le CFN ne supporte donc par la majeure partie des fonctionnalités standard d’un SAE telles que le gel, le cycle de vie, le scellement …

La durée de conservation des archives peut être définie tenant compte :
• De vos contraintes
• D’exigences réglementaires
• D’exigences légales
Une durée infinie peut également avoir du sens dans le cadre d’archives patrimoniales ou historiques. Toutefois, cette durée de conservation devra tenir compte d’éléments économique, le stockage ayant un coût mais également du  RGPD qui stipule que des données à caractère personnel ne peuvent être conservée au-delà de leur durée d’utilité administrative.

Arclib propose trois différentes options de dépôt :
• Les objets numériques peuvent être versés dans le SAE en utilisant les IHM (Interface homme machine) standard du SAE par simple glisser/déposer.
• Les objets numériques sont transférés à Arclib par SFTP puis à une fréquence déterminée, ils feront l’objet d’une injection de masse par batch. Cette méthode est à privilégier pour les grandes quantités d’archive.
• Les objets peuvent être déposés dans le service Arclib par utilisation d’API que le système met à disposition à tous ses clients.

Les objets numériques sont déposés dans Arclib et font l’objet de la création de nouvelles archives. Pendant toute la durée de conservation, les archives pourront fait l’objet de consultations ou bien d’exports. A l’issu de la durée de conservation, l’archive est alors bloquée par un work flow d’élimination en attente de l’acceptation du sort final par le propriétaire de l’archive. Suite à la validation du sort final, le work flow d’élimination est levé et l’archive est alors supprimée physique des supports de stockage Arclib.

Tous les objets numériques déposés dans Arclib sont transformés en archives elles même déposées dans deux Datacenter distincts. Ces 2 Data center sont distants et autonomes, les évènements touchants l’un des Data center n’impactant donc pas le second. Les archives font l’objet de contrôles d’intégrité régulier et si l’une des copies de l’archive se trouve être altérée, elle est alors automatiquement réparée depuis une copie intègre.
Enfin, le service Arclib a fait l’objet d’une certification ISO27001 qui apporte une garantie supplémentaire sur l’intérêt majeur que porte le service sur la sécurité des données qui lui sont confiées.

Le mode de facturation se base sur la volumétrie archivée ainsi que sur le stock conservé. Pour plus d’information ou pour une simulation, merci de vous mettre en relation avec le service en nous contactant :
Par téléphone au +377 97 77 10 05
Par courrier au Infotel Monaco
2 rue du rocher
98000 Monaco
Par mail sur support@arclib.io

Arclib est reconnu comme prestataire de confiance qualifié dans le sens monégasque du terme. Pour obtenir cette homologation, Arclib doit satisfaire un certain nombre de conditions :
• Disposer de la certification Française NF461 (elle-même basée sur la norme NFZ42013)
• En plus des exigences, être conforme aux recommandations de la NFZ42013 (condition non imposée par la certification NF461)
• Être certifié conforme aux exigences décrite dans l’ETSI EN 319 401(Eidas) évaluant les pratiques de gestion et d’exploitation d’un Prestataire de Services de Confiance.
• Être certifié conforme aux pratiques décrites par l’ANSII (Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information) dans le guide d’hygiène informatique.
L’ensemble de ces certifications ou homologations font l’objet de revues régulière ainsi qu’à des processus de reconduction.

La NFZ42013 est une norme Française éditée par l’AFNOR (Association française de normalisation) dans sa dernière version de 2020. Cette norme liste les exigence et recommandation relatives à l’exploitation d’un service d’archivage électronique dans les règles de l’art. la NF461 constitue la certification associée à cette norme. Enfin cette norme a été portée à l’international sous le code ISO 14641-1.

L’ISO27001 est une certification internationale établissant les exigences relatives à la mise en place d'un système de gestion de la sécurité de l'information. Elle décrit les conditions à satisfaire pour mettre en place un SMSI (Système de management de la sécurité de l’information) afin de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations sensibles hébergées dans le SAE.

Le service Arclib peut être contacté :
Par téléphone au +377 97 77 10 05
Par courrier au Infotel Monaco
2 rue du rocher
98000 Monaco
Par mail sur support@arclib.io
Vous serez alors pris en charge par un responsable de compte qui vous fera une proposition commerciale dans les meilleurs délais tenant compte de vos exigences.