1-Respect des normes et des réglementations locales et internationales

‍Engager ses clients dans la confiance numérique est une chose, faire auditer et valider cette confiance numérique par des organismes extérieurs en est une autre. Cette démarche est onéreuse et demande l’intervention de différents prestataire tiers(cabinet conseil, auditeurs externes, …) pour obtenir ces certifications. C’est un gage de qualité pour notre service Arclib. La confiance numérique est une course d’obstacle à la certification : ISO 27001, NF Z42-013, NF 461eIDAS, et PSCo, etc… toutes franchies et validées pour Arclib les auditeurs tiers. Notre engagement ne s’arrête pas là, car ces certifications doivent être reconfirmées tous les 2 ou 3 ans auprès des même auditeurs externes, cette démarche s’inscrit également dans le temps long.

‍2-Une Vérification permanente, gage de l’intégrité de votre stock d’archive.              

Contrairement aux croyances du marché, il n’y a rien de plus vivant qu’une archive électronique. L’intégrité ou la valeur probante de chaque archive est sujette régulièrement aux changements et évolutions technologiques : migration de stockage, migration de format, rupture technologique, etc… et tout ceci avec l’objectif de préserver de la valeur probante des objets archivés. La solution Arclib dès la capture, après l’injection du document électronique et l’affectation des métadonnées, procède à des calculs d’empreinte (hash), et applique signatures électroniques et horodatages. C’est le contrôle permanent de ces traceurs effectué par Arclib, en tâche de fond qui garantira que l’original numérique injecté est bien l’original présenté en tant que preuve au juge ou à l’expert lors de la procédure juridique.

‍3-Mettre en œuvre l’état de l’art du records management avec l’OAIS

Bien que n’étant pas une GED, Arclib doit s’assurer de gérer dans les règles le cycle de vie des documents électroniques injectés dans son référentiel. C’est pourquoi le design du service se conforme en tous points à l’initiative O.A.I.S (Open archive information system), une recommandation internationale reconnue par la communauté internationale du records management, qui définit les best practice qui doivent être appliqués lors de conception d’un système de gestion de l’information électronique. Le service Arclib a été conçu autour de ces recommandations et ses mises à jour.

La conformité au cœur de la stratégie d'Arclib

Au centre de la mission d’Arclib se trouve la protection des données critiques des entreprises. C'est en respectant des normes strictes telles que la certification NF Z42-013 et le règlement européen eIDAS que la plateforme garantit une conservation optimale des documents. Ces standards ne sont pas simplement des obligations légales : ils sont l’assurance d’une gestion documentaire irréprochable. La norme NFZ42-013, par exemple, régit les systèmes d'archivage électronique en France, assurant ainsi la fiabilité, la traçabilité et l'intégrité des données.

Le règlement eIDAS, quant à lui, renforce cette approche en introduisant des standards européens pour les services de confiance, notamment en ce qui concerne la signature électronique et la conservation sécurisée des archives. Avec Arcsys, les entreprises bénéficient d'un environnement conforme, leur garantissant une protection accrue de leurs données tout en renforçant leur conformité aux exigences européennes.

Grâce à son coffre-fort numérique, les données critiques des entreprises sont stockées dans un environnement sécurisé, à l’abri de toute altération ou accès non autorisé. Le recours à des technologies de chiffrement avancées et à une gestion rigoureuse des accès garantit que seules les personnes habilitées peuvent consulter ou manipuler ces documents. Cette approche sécuritaire dépasse la simple conservation des données : elle assure également leur disponibilité et leur intégrité sur le long terme, tout en se conformant aux exigences des audits et des régulateurs.

Gestion de la traçabilité et intégrité des données

Avec Arcsys, chaque action sur un document – qu’il s’agisse de sa création, modification ou consultation – est enregistrée et horodatée, assurant une traçabilité complète. Cette gestion fine des logs permet aux entreprises de prouver, à tout moment, la validité d'un document et de retracer toutes les interventions qui y ont été effectuées. Ce mécanisme s’avère crucial non seulement pour répondre aux exigences légales, mais aussi pour maintenir une transparence totale dans la gestion des archives.